Resúmenes de las reuniones de retrospectiva

Este es el resumen de la reunión de restrospectiva de la iteración 24 en Elemento115.

Contexto y preparación de la retro

Me reuní con cada persona por separado para preparar la retrospectiva, tomando el pulso, y reuniendo la información, deseos, preocupaciones y objetivos de cada uno.

Siempre hay temas que preocupan en general a todo el mundo, y algunos particulares.

En general el tema de vacaciones, coordinación, equipo y personas, preocupa a todos, y de eso os contaré más adelante.

Por otro lado, hay muchos aspectos técnicos o de proceso en los que tenemos pendiente profundizar para mejorar, sin embargo decidimos dejar esos temas de lado hasta septiembre que ya estaremos todos.

La retrospectiva tenía como objetivos fundamentalmente resolver dudas en el ámbito de la alineación de la cultura entre las personas y reflexionar sobre los cambios que se está produciendo al respecto, entre ellos, el convertirnos en un equipo distribuido con dos sedes.

De los objetivos también salió un poco el formato, una retro, como la anterior, de toma de consciencia más que de búsqueda de acciones de mejora.

Os dejo a continuación la foto del Diseño A3 de la retro:

Diseño de la retrospectiva ágil de Elemento115 por Manuel Barroso Parejo.

Tema recurrente: Las vacaciones
Estamos terminando Julio, y junto con Agosto, son los meses en los que más gente coincide de vacaciones. Además, Septiembre es, junto a Enero, EL MES de puesta en marcha de iniciativas y proyectos por excelencia.

No lo digo yo, lo dicen los inicios de curso, los cambios y reorganizaciones en las empresas, los coleccionables de Planeta y hasta el catálogo de IKEA.

¿Qué quiero decir con este rollo?
Pues que sí, que hay mucha gente de vacaciones, hay muchos sectores y negocios que casi se paran y algunos hasta cierran en Agosto. Yo os puedo decir, que en el sector del desarrollo de productos y servicios de software, por mi experiencia, sucede lo contrario.

En definitiva, en nuestro contexto, el trabajo es mucho más intenso por los siguientes tres factores:

  • Jornada reducida: en Julio y Agosto nuestro horario orientativo es de de 8:00 a 15:00.
  • Personas de vacaciones: menos margen para imprevistos, y personas, internamente, y en el lado del cliente, entrando y saliendo de proyectos.
  • Lanzamientos en septiembre: mes muy popular «a la vuelta de vacaciones» para lanzar nuevas funcionalidades, productos o servicios.

Shit happens: nuestro primer despido

Los valores y la cultura en una organización, ¿nacen espontáneamente, se van construyendo, van emanando o es algo que hay que definir, fomentar y promover, o nada de lo anterior?

Aún no tengo clara la respuesta a esta pregunta, aunque la asistencia al último meetup de madridagil sobre principios y valores y escuchar experiencias al respecto, me ayudó a entender un poco mejor las claves.

Un equipo de trabajo como el nuestro: multidisciplinar, muy especializado y en pleno crecimiento a todos los niveles, está sometido a exigencias y tensiones continuas, en búsqueda constante del equilibrio entre el ritmo sostenible, el flujo de caja y la rentabilidad.

La mejora y la experimentación continua, conducen al crecimiento y al éxito, y son bases fundamentales de nuestra metodología de trabajo. Hay que añadir además, que el proceso tiene implícito errores y problemas de los que vamos aprendiendo.

Los peores problemas son los que afectan a personas y en empresas como la nuestra, en el que las personas son el bien más preciado, cuando esto pasa, sufrimos emocionalmente mucho.

Puede suceder que personas y organizaciones no encajen, en un momento dado, al ritmo que necesitan. Esto no incapacita a la empresa para seguir intentándolo, ni invalida a la persona para encajar mejor en otra ocasión.

En nuestro caso, ha sido una etapa extraordinariamente enriquecedora, y nos sentimos muy agradecidos por ambas partes. No sé lo que nos deparará el futuro, pero sí sé que hemos encontrado alguien valioso al que seguir de cerca. Y al que decir GRACIAS.

Los dos aprendizajes más importantes que me llevo son en forma de preguntas para el futuro:

  • ¿Cuánto estamos dispuestos a invertir en el proceso de contratación, de entrada y acompañamiento?
  • ¿Tenemos las herramientas, métricas y alertas adecuadas para entender el grado de «acoplamiento» y tomar decisiones?

One more thing: Nueva sede Elemento115 en Valencia

Además, en septiembre, empezamos otra gran aventura, la apertura de la sede de Elemento115 en Valencia, que os contaré con más detalle más adelante, y eso, en sí mismo, también es otro gran reto para el equipo.

Este es el contexto de Elemento115 en el que sucede la retro. Siento la chapa hasta ahora, era largo de explicar =)

BIENVENIDA / APERTURA

Empezamos con una dinámica de apertura tipo «citas rápidas», en la que por parejas, cada uno contó al otro aspectos positivos y negativos de las últimas tres semanas. De aquí nació la tira cómica de ésta retro que podéis ver al final del post.

Cambiando de pareja cada 5 minutos, estuvimos durante una media hora en una dinámica que para mí combina muy bien el juego, con la reflexión y la conversación cara a cara.

TOMA DE CONSCIENCIA Y ALINEACIÓN

Personas
Después, estuvimos durante una hora aproximadamente hablando de las personas, de nuestras expectativas los unos con los otros, y de los cambios que estamos viviendo en éste ámbito, como os contaba anteriormente en el contexto. Con el enfoque siempre puesto en indagar, comprender y mejorar nuestros comportamientos y procesos.

Nuestras conclusiones son:

  • Ahora somos más conscientes de los ritmos que siguen las personas, el equipo y la empresa y el por qué debemos estar más pendientes de mantenerlos alineados.
  • Por mucho que los temas más importantes siempre parezcan los proyectos, la tecnología, la metodología… en las retros conviene siempre estar alerta al tema «personas».
  • El equipo debe ser un motor de mejora y cambio en ese ámbito y se le debe dar la responsabilidad y herramientas para su desempeño

Remoto

Indagamos sobre la nueva problemática que se nos presenta, al arrancar la Sede Valencia, nos convertimos en equipo en remoto sí o sí.

Así que para hacerlo más vivencial, y adelantarnos a lo que ocurrirá en unas semanas, propuse una pequeña dinámica de roles, y separé al equipo en dos salas, dando instrucciones a cada persona por separado.

Todos partían de la misma información:

  • Acabábamos de terminar la daily.
  • Ya eramos remotos, pero desde hacía poco tiempo.
  • A continuación, a cada uno les di unas indicaciones sobre lo que tenía que hacer, que normalmente requerían preguntar, o coordinarse con los demás, presentes o en remoto.

Al cabo de 30 minutos, nos volvimos a juntar para analizar y sacar conclusiones de lo ocurrido desde las siguientes dimensiones:

  • Problemas y necesidades
  • Canales de comunicación
  • Herramientas y soporte de información
  • Prácticas y técnicas

Como es un tema muy específico, os contaré las conclusiones por separado, en un post dedicado a cómo empezamos a hacer remoto en Elemento115.

AGRADECIMIENTOS Y CIERRE

Para cerrar la retrospectiva, pedí una ronda de aspectos positivos que repetir en otras ocasiones y aspectos negativos que evitar.

Como positivos salieron:

  • Ayuda mucho ser consciente de los tiempos de cada fase y dinámica y que haya alguien facilitando los plazos y trasnsiciones.
  • Ayuda mucho haber establecido un plan previo en común.
  • Ayuda mucho usar dinámicas de roles

Como negativos:

  • Entorpece tratar temas demasiado sesudos durante demasiado tiempo.

Por terminar, solo quiero recordaos que os paséis por aquí de vez en cuando para conocer cómo crecemos y mejoramos.

Os dejo con la viñeta de la retro, en este caso, resumen de una conversación en la dinámica de citas rápidas ;D

Viñeta cómica de la retrospectiva

Viñeta cómica de la retrospectiva de Elemento115. 19/07/2017

 

Manuel Barroso Parejo
Co-fundador Elemento115
@manubarpar

 

 

Este es el resumen de la restrospectiva de la iteración 23 de Elemento115.

Antes de empezar unas palabras importantes

Si estás aquí, es por que te interesa lo que pasa en nuestro estudio Elemento115, cómo estamos evolucionando como empresa y quizá por que te gusta un poco el tema de las retrospectivas. Who knows  ¯\_(ツ)_/¯

Antes de empezar, y si la razón es que queréis saber más de restrospectivas, hay una cosa que os quiero recomendar fuerte: Seguid el trabajo de Isra Alcázar (@ialcazar)  y Thomas Wallet (@WalletThomas)  y si tenéis oportunidad de asistir a algún taller de restrospectivas de los que organizan, como este desde Thinking With You o éste desde Kleer, reservad vuestra plaza, ni os lo penséis.

Al término del taller pensé que debía escribir un resumen, donde contar mis conclusiones y todo lo que me había aportado. La verdad es que salí enchufadísimo. Luego pensé que eso sería como hacer spoiler e injusto para quien fuera a vivir la experiencia. Creo que el mejor homenaje que está en mi mano es seguir contando nuestras retros y espero que notéis cómo han subido de nivel.

Preparación de la retro

No voy a contar ningún secreto si os digo que en la preparación de la retro, reside una parte importante de su éxito, y si en la preparación participa el equipo, está la mitad del trabajo hecho.

Es algo que hasta ahora hacía muy puntualmente como facilitador. Es cierto que me apoyaba, y muchas veces coordinaba los objetivos con mi socio y Capitán de la nave Elemento115 Paco Pereira (@ketodico). Pero nunca había contado con el resto del equipo en esta fase. Hasta ahora.

Me gustaría mucho que poco a poco fueran participando más, hacerles copartícipes de todo el proceso, por la implicación y compromiso que eso genera y con el fin último de que el role de facilitador pueda ser rotatorio.

Me reuní por separado con cada persona del equipo, e indagué sobre los temas y objetivos más importantes para esa persona. Hubo bastante coincidencia y casi todos los temas que salían tenían que ver con alinearse en aspectos técnicos y/o cómo desempeñamos nuestras tareas y responsabilidades en el trabajo con los proyectos.

Por eso decidí también hacer una retro más dedicada a esas conversaciones en vez de la retro clásica de búsqueda de acciones. En base a eso, preparé la retro como podéis ver en la siguiente imagen.

Por último y antes de la retro, me volví a sentar con cada uno, para explicarles el plan y alinearme una vez más con sus expectativas.

De esa preparación salió el siguiente plan:

 

 

BIENVENIDA / APERTURA

La apertura tenía que servirnos para recordar y establecer las mejores condiciones para la retro, por eso elegí dos dinámicas que vivimos en el taller, y que tratan, según yo lo veo, sobre cómo abordar de la mejor manera procesos de cambio y de mejora en un equipo.

Focus on / Focus off

Empezamos muy fuerte, primero, hablando de la forma en la que nos comunicamos, con la técnica «Focus on / Focus off» reflexionamos sobre la comunicación productiva, y lo importante que es en contextos tan intensos como una retro. La técnica ayuda a entender las claves que facilitan una comunicación productiva entre personas, ayudándose de la siguiente tabla, que dibujé en un A3, y que a partir de ese momento tenemos presente.

  • PROMOVER
  • INDAGAR
  • DIÁLOGO
  • CONVERSACIÓN
  • ENTENDER
  • EVITAR
  • ANTES QUE APOYAR
  • ANTES QUE DEBATE
  • ANTES QUE ARGUMENTACIÓN
  • ANTES QUE DEFENDER

Las conclusiones fueron variadas, no es un trabajo fácil, pero todos nos comprometimos a tener presente esa forma de comunicarnos de ahora en adelante.

El cartel

Después, propuse una dinámica que nos ayudaría a trabajar en tres niveles: la acción, la reflexión sobre la acción y la observación de la reflexión.

  • La acción: En una primera ronda  teníamos que hacer un cartel, con unas normas y un tiempo fijado, por grupos.
  • La reflexión sobre la acción: Al acabar el tiempo, y tras presentar cada grupo, toca la reflexión sobre lo que ha pasado, conducida gracias a una serie de preguntas, ayuda a que veamos qué ha sucedido en la primera etapa, cómo nos hemos comunicado, cómo nos hemos sentido… En definitiva, qué cosas han ocurrido y cómo para entender cómo mejorarlas. Después de esta etapa, hay otra ronda, que, con tiempo fijado y las mismas normas, da la oportunidad a los grupos para que vuelvan a hacer el cartel.
  • La observación sobre la reflexión (Isra Alcázar & Thomas Wallet approve this): Por último, una vez presentado de nuevo el cartel por cada grupo, hay una tercera etapa, la observación de la reflexión, en la que, de nuevo, reflexionamos, pero esta vez con el foco puesto en la segunda etapa, para descubrir qué hacer mejor en tiempo de reflexión.

Os dejo el resultado del cartel y las normas, que oye, quedaron dos carteles muy majetes.

 

TOMA DE CONSCIENCIA Y ALINEACIÓN

Como os contaba antes, en la preparación de la retro, salieron muchos temas, y agrupándolos en temáticas salían 7, así que decidí proponer alguna dinámica para priorizar y tratarlos. Al principio pensé en algo como lean cafe, pero como uno de los resultados esperados de la retro era, que fuera divertida y «levantadora de ánimos» pensé en una dinámica de priorización un poco diferente.

Puse cada tema en un vaso, y el juego consistía en tirar monedas al vaso cuyo tema más nos importara, y así, lograr una priorización.

Os dejo el esquema a continuación.

Fue muy divertido, podéis imagiaros…

 

Y como resultado de unos minutos lanzando monedas a vasos, quedó la siguiente priorización:

Lo cierto es que fue un poco azaroso, y más difícil de lo que había previsto. El tema por el que empezamos, y que por amplio y complejo se llevó toda la retro fue «Fases, objetivos y tareas de un proyecto».

Cuando preparaba la retro, pensaba en este tema, cándidamente, como algo que íbamos a tratar rápidamente, pero en parte por que estamos en una etapa de grandes cambios en nuestra propuesta de valor y en nuestros servicios, y por que no todos en el equipo son especialistas en todas las fases y tareas de nuestros proyectos, es un tema que nos llevó toda la retro.

Fue apasionante, y muy enriquecedor, ya que, sin casi darnos cuentas, repasamos, indagamos y pusimos por escrito cosas que se daban por sabidas y entendidas por todos cuando en realidad, nunca habíamos hablado tan en profundidad y detalle sobre ellas, en el contexto del equipo.

Hicimos sin casi proponérnoslo el mapa de experiencia de usuario de nuestro servicio estrella: el desarrollo de aplicaciones a medida bajo el marco Lean UX, entendiendo además como «usuario» el cliente que nos contrata, y el cliente interno, o sea, nosotros. Vamos, ORO recubierto de ORO.

Estamos trabajando en una versión que sea presentable, y tengo muchísimas ganas de que la veáis, y será en septiembre, que tenemos muchas más sorpresas preparadas 😉

 

AGRADECIMIENTOS Y CIERRE

Del cierre me quedo con que todos se sintieron mucho más enchufados con y para la retro y con ganas de seguir participando más antes y después de ella.

Valoramos algunos aspectos, y sobre todo el plan de ataque para terminar de tratar los temas que no nos había dado tiempo a trabajar. Los veremos a lo largo de las próximas semanas en reuniones específicas.

Venid por aquí de vez en cuando, si tenéis curiosidad por cómo vamos creciendo y mejorando.

 

EDITADO 1:

APRENDIZAJE: tengo un aprendizaje que quiero compartir sobre la técnica inventada by me de priorizar temas, si queréis hacerla en casa.

  • Los temas deben ser equiparables en importancia, ya que el sistema es bastante azaroso.
  • Mejor situar los vasos pegados y en círculo ya que acertar en uno separado requiere cierta maña.
  • Mejor situar a las personas en círculo alrededor, y cada una con su propio recipiente de munición, así no se molestan entre sí.

 

 

EDITADO 2:

ah!!!!!!

se me olvidaba, durante la retro también tomamos la decisión de que a partir de ahora, cada retro tendrá una pequeña viñeta o tira cómica, os dejo la que salió esta vez

 

Manuel Barroso Parejo
Co-fundador Elemento115
@manubarpar

 

 

Este es el resumen de la iteración 22 de Elemento115.

A lo largo de las retros van surgiendo ideas, que con mayor o menor éxito, mejoran la forma en la que trabajamos, nos relacionamos…

Podemos llamar a esas ideas «experimentos», pruebas que deben tener ciertos efectos, y que deberemos analizar para verificar que se cumple nuestra hipótesis inicial.

Pero empecemos por el principio de la retro, ya volveré a los experimentos más adelante.

VALORACIÓN DEL SPRINT

En una primera ronda rápida, hicimos una valoración personal sobre el sprint que terminaba, concretando opiniones sobre 4 aspectos: El sprint, Yo, El equipo y Los clientes.

Como siempre salieron temas más negativos y más positivos. Supongo que os podéis imaginar lo importante y revelador que es, darse el lujo, cada 3 semanas de compartir estos momentos con el equipo.

 

Cada uno compartió lo que quiso, sin límites, sin jucios, sin discusión ni opiniones. En este punto, solo cupo dar las gracias por cada aportación, no para todos es fácil compartir sentimientos o pensamientos personales.

Si tuviéramos que dar una nota media al sprint quizá estaría alrededor del 3,5. Bueno, aunque hay que superarlo, me quedaré con el lado positivo, veníamos de un par de sprints más negativos, y esto supone una clara mejoría ;D

QÚE PIENSO, QUÉ SIENTO, QUÉ HAGO

Extrayendo los temas más importantes del momento anterior que cada uno quiso, o aportando incluso alguno nuevo, comenzamos la siguiente dinámica.

Quise trazar una línea entre las opiniones, sesgos, juicios y pensamientos que tenemos, el cómo nos hacen sentir, y el cómo reaccionamos o qué hacemos después.

Esta vez sí, con aportaciones de todos, turnos de aludidos, y turnos de réplica, estuvimos una hora tratando con «elefantes en el salón». ME ENCANTÓ.

¿Fué duro? SÍ

¿Fué apasionado?  SÍ

¿Fué necesario? ABSOLUTAMENTE

Es una dinámica potente, que recomiendo fuerte.

  • En una columna situamos los «Qué pienso». Pueden ser frescos o como en este caso, obtenidos de dinámicas anteriores.
  • En otra columna los «Qué siento», las emociones que me provocan esos pensamientos.
  • En otra columna los «Qué hago», que busca verbalizar y entender qué provocan esos sentimientos.

 

REVISIÓN DE EXPERIMENTOS

Como mencionaba al principio, nuestros experimentos, suelen ser una nueva dinámica, herramienta, actividad, lo-que-sea que ponemos en marcha para mejorar en algún aspecto, para corregir algo, para potenciar algo, etc.

Se ve mejor con un ejemplo:

Hace un tiempo detectamos que nos dispersábamos bastante por las mañanas, cualquier comentario se convertía en un rato de charla de todo el equipo. Sin querer, nos provocábamos grandes momentos de distracción y desconcentración. Que un rato está bien. De vez en cuando. Pero se nos iba de las manos =)

Así que decidimos intentar respetar un «Time box», un periodo de tiempo durante la mañana en el que respetáramos especialmente la concentración de los demás.

Al principio empezamos de 09.00 a 10.00, después de 09.00 a 11.00… bueno, ahora estamos con un «Time box» de 09.00 a 13.00. Durante ese rato, intentamos  evitar distraer a los demás, y si tenemos que hablar con alguien, pues en lo posible usamos Hipchat, por ejemplo.

Somos muy conscientes de que una distracción puntual, por corta que sea, exige mucho esfuerzo para retomar el nivel de concentración anterior.

Esto es solo uno de los experimentos, el «respetar un Time box», para ver si así elevamos el nivel de concentración, y mejoramos nuestro FLOW.

Volviendo al tema, en este punto de la retro, tomé la lista de experimentos que llevamos en curso y alguna cosa más que añadimos, tomada normalmente de las conversaciones anteriores.

Y estuvimos un buen rato revisando, qué considerábamos por empezar, qué debíamos continuar hasta extraer una conclusión mejor, qué debíamos definitivamente parar y qué podíamos considerar como válido y útil y por tanto considerarlo como «incorporado» a nuestra rutina/metodología/cultura…

Os dejo la foto que resume la dinámica, donde literalmente «cancelamos» varios experimentos que no habían tenido los resultados esperados, y pusimos en su lugar al resto.

En ella veréis experimentos de dos colores: naranja (vida) y verde (mana).

Los diferenciamos así para tener claro a qué «GRAN» objetivo sirven. Es una metáfora friki, que tiene cierto sentido para nosotros, es una versión de nuestra misión: Ganarnos la vida molando.

VIDA: son todos aquellos temas relacionados con ganarnos la vida, o sea, con la rentabilidad del estudio. Por mucho que molemos, si no ganamos dinero no hay empresa.

MANÁ: los temas relacionados con ganar maná, son aquellos relacionados con nuestros talentos, nuestra «magia», nuestra capacidad para sorprender y aportar valor. Nuestra molonidad.

Por último, como conclusión, y como es importante visualizar los experimentos en curso, tenemos una nueva zona en la oficina con ellos, así los tendremos más presentes.

Nuestra idea es revisar este tema en septiembre, transcurridos 3 meses, seguro que hay cosas que añadir, continuar y parar, y esperemos que algunas que ya nos hayan servido para subir de nivel como equipo.

Y aquí la foto de nuestro nuevo murete:

__

 

 

NOTA: hasta ahora he ido publicando los resúmenes de las retros desde que se nos ocurrió hace ya casi un año. Después de tantas retros, me hace falta un poco de impulso para evitar la rutina y sacarles el máximo provecho.

Por eso, la próxima semana, asistiré MUY GUSTOSO al Taller de retrospectivas que va a impartir en Madrid, Isra Alcázar (@ialcazar) junto con Thomas Wallet (@WalletThomas)

Os contaré las conclusiones muy pronto 🙂

 

 

Manuel Barroso Parejo
Co-fundador Elemento115
@manubarpar

 

 

Este es el resumen de la iteración 21 de Elemento115.

En el último sprint aún seguimos arrastrando algunos desajustes en los procesos del equipo.

Nos generan bastante frustración, así que en la retro, los tratamos como tema único, haciendo hincapié en las sensaciones individuales y qué soluciones nos gustaría poner en marcha:

SENSACIONES

  • A nivel equipo, el ambiente sigue algo enrarecido con sensaciones negativas, que incluyen desmotivación y frustarción.
  • Nos estamos colocando y adaptando al ritmo y a los cambios que nos exigimos más despacio de lo que nos gustaría, y eso hace que surjan roces y tensiones.
  • En cuanto a las herramientas y metodologías, notamos el difícil ajuste de SCRUM a la hora de la trabajar con múltiples proyectos y clientes. La forma de trabajar la metodología así, es complicada, y exige cambios importantes, incluso el cómo trabajamos a nivel personal debe cambiar.
  • Hay incluso quien se pregunta… ¿valdré para esto? ¿podré cambiar lo suficiente?
  • En el ámbito más concreto de los proyectos, la sensación es que, a lo largo del sprint, nos vamos desalineando de las expectativas del cliente y lo necesario para el PO o el proyecto.
  • Vamos perdiendo la noción de lo planificado, el estar muy metido en el proyecto, hace más difícil coger perspectiva.

 

SOLUCIONES

Seguir mejorando pasa por las siguientes actuaciones:

  • Hacer el control de versiones de lo que hacen otros. Así tomamos conciencia de la importancia de una buena trazabilidad entre los comentarios que hacemos en los commits, las anotaciones en comentarios de JIRA y entradas de toggl.
  • El cemento, entendido como aquello que une las distintas tareas e historias de usuario que hacemos en los proyectos, pero que habitualmente no estimamos. ESO ES LO QUE EMPEZAREMOS A HACER: ESTIMAR EL CEMENTO.
  • Algo que puede tener alto impacto también es estimar tareas más desmenuzadas, cosas más pequeñas.
  • Hablamos durante bastante rato también sobre el cambio de mentalidad que nos debemos exigir, obligándonos a pensar siempre en cómo hacer rentable del estudio.

Objetivos personales VS Objetivos del estudio

En el segundo bloque de la retro, le dedicamos un par de horas, a modelar unos objetivos personales y otros del equipo para las próximas semanas, que revisaremos a la vuelta del verano.

La idea es tener alguna herramienta que nos permita evaluar el grado de alineamiento individual que pueda haber con los objetivos del equipo.

¿Qué pasará en esa evaluación? Bueno, en el peor de los casos, habremos descubierto que no encajamos del todo como equipo y hacen falta cambios.  Somos todos plenamente conscientes de ello y sabemos que lo malo sería no hacer nada al respecto.

 

 

Manuel Barroso Parejo
Co-fundador Elemento115
@manubarpar

 

 

Este es el resumen de la iteración 20 de Elemento115.

 

Fue una retro más pequeñita y recogida de lo habitual, ya que faltaban dos personas del equipo, y en un equipo de 7 eso se nota =)

Quizá por esa razón fue una retro un poco más corta de lo normal y muy enfocada.

MAD / SAD / GLAD

Empezamos con una ronda de calentamiento, poniendo en común, sobre el sprint que terminaba, las cosas que nos habían hecho sentir alegría, tristeza o enfado y, al ponerlo en común, generar reflexiones y conversaciones interesantes sobre nuestras emociones.

Cosas que nos hicieron sentir alegría

  • El nuevo enfoque comercial, adelantando las fases iniciales del proyecto a la etapa de preventa utilizando design thinking.
  • El empujón de marketing en la web con nuevas secciones y contenidos.
  • El compañerismo vivido con una nueva colocación de puestos.
  • Los nuevos retos superados al publicar nuestra primera app para android.
  • El trabajo bien hecho al cumplir con lo planificado.
  • La satisfacción por sentirse productivo y resolver problemas complejos autónomamente.

Cosas que nos hicieron sentir tristeza

  • La sensación de pérdida del foco y no saber qué hacer a veces.
  • El caer en los mismos errores como equipo siempre.
  • Los bloqueos personales que provocan improductividad y errores.
  • La sensación de hablar al vacío en las dailys.
  • El gran esfuerzo depositado en un proyecto sin que se vea brillar a pesar de todo.

Cosas que nos hicieron sentir enfado

  • El agobio y frustración por no llegar a todos los proyectos
  • El descuadre de tiempos entre estimaciones y trabajo / esfuerzo final.
  • El encallar en problemas sin haber pedido ayuda antes.

 

Landscape diagram

A continuación, a través de la técnica de «Landscape diagram», nos pusimos un poco en orden. Tenemos un montón de iniciativas y experimentos en marcha para mejorar la forma en la que trabajamos. Y quise poner foco, para detectar aquellos en los que poner más esfuerzo en la próxima interación.

Gracias a esta herramienta, se evalúan dos aspectos de los problemas o iniciativas puestas sobre la mesa:

  • ¿Qué acuerdo hay sobre si resolver ésto tendrá un gran impacto positivo?
  • ¿Qué certezas tenemos sobre los primeros pasos para abordarlo?

Ayudados de una gráfica, pusimos en el cuadrante que correspondiera todas los temas que tenemos en marcha más o menos lanzados o  más o menos atascados, según cómo se mire =)

Una vez representados todos los temas, escogimos 2 temas de la parte superior derecha (cuadrante con máximo acuerdo sobre retorno positivo y con máxima certeza sobre cómo conseguirlo) y un tema de la parte central.

Por otra parte, consideramos que la daily a las 8.30 caiga quien caiga y la estimación de tiempos en JIRA ya los hemos adoptado.

Como conclusión del ejercicio, tomamos las siguientes como las iniciativas más importantes en las que esforzarnos durante el próximo sprint:

Primer pirata Roberts: Yon. 

Misión: romper cosas.

Oí sobre el pirata Roberts en un interesante post de Antonio de la Torre hace ya bastantes años.

Al igual que en aquel momento en Kaleidos, ahora en Elemento115 no tenemos un especialista en QA, y eso, si el equipo está muy concentrado en determinados momentos en la labor de desarrollo, puede afectar negativamente a la calidad, y aumentar la deuda técnica del proyecto.

El corto plazo no pasa por contratar a un especialista de QA, pero sí mejorar en ese aspecto. Así que hemos decido adoptar y «adaptar» la práctica del Pirata Roberts.

De momento, el Pirata Roberts tendrá como misión «Romper cosas, romper proyectos», o dicho de otro modo, una vez «terminada» la historia de usuario por desarrollo, es quien verificará que se cumplen los criterios de aceptación.

Hay otros muchos aspectos dentro de la posible misión del «Pirata Roberts» que me interesan, sin embargo, creo que es buena idea empezar poco a poco.

Generar backlog a 2 sprint vista

Misión: que no nos pille el toro.

Al final de este sprint nos pasó que nos habíamos merendado el backlog de casi todos los proyectos. No quiere decir que nos quedáramos sin más trabajo para el sprint que entra, si no que, el trabajo pendiente no estaba en formato de backlog: historias descritas y priorizadas.

Por tanto, tuvimos que, deprisa y corriendo, dedicar un esfuerzo extra, en algo que si hubiéramos llevado más al día no hubiera supuesto ningún problema.

Nos hemos dado cuenta de que debemos dedicar más tiempo del sprint, a adelantar la escritura y refinamiento de backlog de dentro de 2 sprints. Creo que esto nos ha pasado por que el equipo ha ido cogiendo ritmo, y ahora somos más, a cada sprint que pasa, sacamos más trabajo, y hay que adecuar los ritmos de generación de backlog para que no nos pille el toro.

Hay que evitar que la columna de «Ready for development» se quede vacía.

Mejorar nuestro compromiso con el cliente.

Misión: Fijar fechas de entrega y demo

Uno de los beneficios de las metodologías ágiles es la flexibilidad. Flexibilidad en el alcance y flexibilidad en las fechas de entrega.

Aceptamos cambios, incluso en fases tardías, para beneficiar la competitividad del cliente, esto es una fuente habitual de grandes éxitos, pero también de grandes retrasos.

Eso es así.

El lado oscuro de esa flexibilidad es que puede conducir fácilmente a retrasos o a entregas donde no se ha completado parte de lo que había previsto:;

  • A veces por que no se ha sabido decir que no.
  • A veces por que no se ha dejado caer alguna tarea cuando se ha añadido una nueva.
  • A veces por que no había fecha concreta de entrega y simplemente era «cuando se terminaras de desarrollar las historias».

Nuestro compromiso en este sprint cosiste en obligarnos a respetar fechas de entrega.

Ser más estrictos y disciplinados.

Esto nos exigirá una mayor labor de repriorización y estar mucho más enfocados en la entrega de valor, y en el objetivo del sprint que en las historias concretas. A ver qué tal se da.

 

Manuel Barroso Parejo
Co-fundador Elemento115
@manubarpar

 

 

Este es el resumen de la iteración 19 de Elemento115.

En este sprint hemos sufrido la tormenta perfecta: comunicación entre nosotros bastante mejorable, un proyecto interno exigente que se atasca, MUCHO, dos invitadas inesperadas, la deuda técnica y la señora deuda de diseño y la guinda, una demo importante que falla por problemas con sistemas justo el día anterior de la retro.

Comprenderéis que llegáramos a la retro algo más sensibles de lo normal, necesitábamos una INTERVENCIÓN.

Hay cosas que tenemos que mejorar:

  • hemos visto cómo tareas que el equipo había validado, fallaban a nivel técnico y/o no cumplían las expectativas de negocio.
  • hemos visto cómo al probar la experiencia de usuario, interfaces que parecían validadas, no quedaban bien a nivel diseño.
  • hemos visto cómo se nos acumulaban tareas en el WIP.
  • hemos visto cómo se nos atragantaban problemas sin que hubiera una reacción del equipo para resolverlas.
  • hemos visto cómo perdíamos el flow.

Como resultado, el plan del sprint se ha trastocado muchísimo, algunos proyectos han sufrido consecuencias y retrasos y otros simplemente no han podido avanzar.

Nada que no podamos solucionar durante las próximas semanas, nada grave para nuestros clientes, ya que era un proyecto interno, para ellos, ha sido transparente.

Pero sí un toque de atención importante para todos. Nos sentimos dolidos. Nos hemos fallado.

Nos hemos dado cuenta de que nos hemos puesto malitos, de que no sabemos por qué y de que necesitamos descubrirlo para curarnos.

Y lo que hicimos fue imaginar que estábamos malos. Tratar al equipo, tratarnos como si fueramos a urgencias.

De eso ha ido la retro. De comprender los síntomas, de buscar las causas, elaborar un diagnóstico que nos permita proponer tratamiento y cura urgente.

 

Dividimos el diagnóstico en 2 fases, una mirándonos desde fuera y otra desde dentro.

Primero, una introducción a modo de «Triage» en la que, en grupo, fuimos hablando del grupo de síntomas que nos describía como equipo viéndonos desde fuera.

Después, profundizando mucho más gracias a la técnica del mapa de empatía, examinamos los síntomas desde dentro del equipo:

Nos separamos por grupos para charlar de cada uno de los aspectos del mapa de empatía, que luego pusimos en común:

  • Qué piensa y siente
  • Qué escucha
  • Qué ve
  • Qué dice y hace
  • Qué limitaciones y obstáculos tiene
  • Qué oportunidades y necesidades tiene

Como resultado y para terminar el diagnóstico, nos hicimos la siguiente pregunta ¿Qué me pasa doctor?

Y éstas son las conclusiones a las que llegamos, agrupadas por causas.

Impacto en la estimación

  • Invertimos poco tiempo en la planificación de los proyectos, y estimamos poco y lo que estimamos es poco acertado.
  • Hacemos entregas más tarde de lo esperado e invirtiendo más tiempo del previsto.

Impacto en la productividad

  • No detectamos bien los desfases, no levantamos la mano cuando hay que hacerlo.
  • Se nos da mal delegar y pedir ayuda.
  • No sabemos decir que no.

Impacto en la entrega de valor

  • Incremento de bugs en producción, sobre todo bugs de casos límite
  • Problemas encadenados: arreglar una cosa rompe otra.
  • Estamos más enfocados en resolver tareas que en entregar valor.

 

Las propuestas de tratamiento y cura

Teníamos claro que necesitábamos un tratamiento que paliara los síntomas de forma urgente, y otro que nos ayudara a medio y largo plazo a evitar éstos problemas.

Después de un tiempo de conversación, estas son las conclusiones  a las que llegamos.

Tratamiento urgente. Calmar dolores.

  • Añadir 4º columna al muro. La nueva configuración de columnas será: «Planned», «Wip», «Reviewed», «Released».
  • Comenzar la daily a las 8.30.
  • Cuidar más las dailys, y saber pedir ayuda mejor además de saber detectar mejor cuándo alguien puede estar pidiéndola.
  • Hacer control del galones postdaily: así cada día después de la daily cada uno deberá estar pendiente de cuánto lleva consumido de un proyecto.
  • Ceñirse mejor a la jerarquía de incidencias de JIRA que tenemos acordada: Épicas, Historias de usuario y tareas.
  • Trasladar toda la estimación a las propias incidencias de JIRA para poder consultarlas más ágilmente.
  • Utilizar el sistema de releases y de componentes de JIRA para entender mejor cómo afectan indidencias concretas al global del trabajo.
  • Comprar y configurar PHP Storm, con una configuración de buenas prácticas igual para todos.
  • Añadir @author a nuestros pulls.
  • Añadir Pull request y reviews a nuestros pulls a bitbucket.

Tratamiento a medio, largo plazo: cura.

  • Mejorar el cómo estimamos
  • Hacer tests
  • Mejorar sistemas de validación
  • Hacer una mejor gestión de imprevistos
  • Delegar
  • Ser más realistas
  • Más implicación del equipo en todas las fases del proyecto
  • Invertir más tiempo en formación

 

Cierre

Después de un sprint donde hemos dado todo lo que podemos y tras una retro muy exigente emocionalmente, acabamos con ánimos recargados y con muchas ganas de mejorar.

Estos momentos también son extraordinariamente importantes. Momentos de bajón, momentos en los que parece que nada te sale bien.

Momentos en los que el equipo toma las riendas y decide cómo levantarse.

 

Manuel Barroso Parejo
Co-fundador Elemento115
@manubarpar

 

 

A continuación la retro que da término a nuestra iteración 19.

No suelo dinamizar retros con un formato fijo, lógicamente, tras unas palabras de apertura, siempre trato de cubrir las tres fases más comunes: descubrir, profundizar y decidir, para cerrar también con unas palabras de agradecimiento.

En esta ocasión, la parte central se la dejé al equipo, sin facilitación ni dinamización por mi parte, simplemente me ausenté de la sala mientras conversaban sobre sus temas.

¿Las razónes? Bueno, este sprint las cosas no se nos han dado tan bien como habitualmente. Ha habido más roces de los habituales, y sensación de fracaso a la hora de alcanzar los objetivos que teníamos marcados para los proyectos.

No hemos entregado el valor que queríamos.

A veces, el equipo necesita un espacio propio de discusión, y el hecho que estemos Paco y yo en esos espacios en la retro, hace que sin querer seamos más protagonistas de lo que queremos.

En fin, como experimento fue muy interesante, luego os trasladaré su feedback.

Maná y Vida

Empezamos haciendo un repaso de las mejoras que tenemos en progreso para, entre otras cosas, determinar el grado de interés que siguen suscitando.

Para ello, hice dos listas, una, que llamé «Maná» con los temas más relacionados con las mejoras y la «salud» y «capacidad» interna del equipo y otra que llamé «Vida», relacionada con la salud y longevidad del estudio a nivel empresa.

En las filas puse la lista de mejoras en curso, y en las columnas un «medidor» de interés: «Hacer más», «Mantener así», «Hacer menos», «Dejar de hacer».

IMG_3114

Os amplio la lista en texto para que podáis verla mejor.

Más maná

  • Timebox 9:00-13:00
  • Horario vs Horas
  • Momentos mágicos / cocreación
  • Gamificación interna / Logros
  • Taller creativo mensual
  • KDDs Team building
  • Validación tareas por terceros
  • Tortimasde + post
  • Charlas/talleres internos + post
  • Mejora postural

Más vida

  • Sistema de galones
  • Demos de proyecto a cliente
  • Desksurfing
  • Formación a clientes en nuestro método
  • Retros específicas con clientes
  • Resumen «One page» ejecutivo y operativo de proyectos
  • Foco en entrega de valor a los clientes/proyectos
  • Abrirse, networking, charlas y talleres externos
  • Charlas y talleres en institutos
  • Becas y asesoría para prácticas y proyectos de fin de curso

Como conclusión, cabe decir hemos interiorizado el taller creativo mensual, el tortimasde + post y las charlas y talleres internos, y en el resto de temas, mantenemos el interés y aún tenemos que trabajar para darlo por adoptado.

 

Lo que pasa en la retro se queda en la retro

Durante unos minutos, antes de ponernos con el núcleo de la retro, y mientras hacíamos las votaciones en las tablas anteriores, estuvimos escribiéndonos kudos y mensajes.

La consigna era «Lo que pasa en la retro se queda en la retro» y durante la dinámica, todos tuvimos la oportunidad de escribir notas privadas a quien quisiéramos, el contenido de las notas, una vez leído, no se comentaba. Cada uno escribió y se guardó para sí lo que quiso. Fue emocionante ver con qué cariño desdoblamos los pequeños trozos de papel.

Momento equipo

El equipo cada vez está más autoorganizado y cada vez es más «maduro». En esta retro, durante la fase de descubrimiento, fue el equipo el dueño de la dinámica, sin facilitación por mi parte.

Solo propuse que hablaran de temas internos, problemas e ideas de mejora, que en un par de horas retomaríamos para priorizar.

Círculos de influencia

Recogiendo todas las propuestas que generó el equipo en la fase anterior, las organizamos en 3 grandes áreas, 3 grandes «círculos de influencia», bueno, más bien rectángulos ^^.

Esto nos permitió detectar y priorizar aquellos temas y mejoras más al alcance del equipo.

Tras un rato reorganizando los temas, así quedaron las mejoras más prioritarias de cara a la próxima iteración:

El primer círculo es «Lo que el equipo decide»

  • Realización de katas, pruebas / tests
  • Hacer un bundle de symfony para nuestro sistema de test A/B de nuestras aplicaciones
  • Poner en común la configuración de los IDEs para que todos tengamos la misma.

El segundo círculo es «En lo que el equipo tiene influencia»

  • Valorar el cambio de distribución de la sala, para que el equipo de desarrollo esté más unido.
  • Iniciar la compra de libros técnicos para conformar una biblioteca propia.

El tercer círculo es «La sopa cósmica»

Nada de lo que se propuso, entró en este círculo.

Cierre

Aunque algunos temas y expectativas se quedaron sin tratar, en general, la retro ha sido muy provechosa, y los temas que no han sido tratados, podemos ir tratándolos los próximos días.

El feedback del equipo de desarrollo, sobre la parte central de la retro, donde han estado sin facilitación, es que les costaba centrarse en los temas de discusión, y sin querer se alargaban y se han dejado cosas sin hablar.

Me quedo con que, en todo caso, las cosas que se hablaron resultaron provechosas, y que siempre se pude mejorar la eficiencia de las reuniones.

 

 

Manuel Barroso Parejo.
Comandante de la misión Elemento115.
mbarroso@elemento115.es
@manubarpar

A continuación la retro que da término a nuestra iteración 17.

El día anterior a la retro, ocurrió algo muy especial: celebramos nuestra primera fiesta.

Invitamos a todas esas personas que, a nuestro alrededor, han contribuido y contribuyen a que ésta aventura funcione.

Y así empezamos la retro,  dándonos el gusto de felicitarnos por haber cumplido un año, por habernos mudado a una oficina más grande y luminosa, y por haber crecido y aprendido mucho mientras nos divertíamos con el proceso.

Expectativas

Alinear expectativas es básico, tanto las reuniones de retrospectiva, como para cualquier otro tipo de reunión.

Habitualmente las expectativas están implícitas en este caso, pero aún así, quise que las pusiéramos en común.

Es una herramienta potente, la lista resultante se puede ir consultando durante la retro, y por supuesto, a su finalización, para verificar qué se ha cumplido, qué no, y por qué.

IMG_2905

 

 

Foco en el aprendizaje

En el estudio siempre tenemos puesto un ojo en el aprendizaje, y por eso de vez en cuando, hablamos de qué es lo próximo que nos gustaría aprender o en lo que profundizar como equipo.

Durante un rato estuvimos varias ideas, salieron muchas (idiomas, hablar en público, herramientas de prototipado, tests, diseño UI, accesibilidad APPs y web, productividad, calidad, desarrrollo móvil, desarrollo videojuesgos, js) de las que priorizamos para el equipo:

  • un buen curso de HTML5/CSS para mejorar las habilidades de los back
  • un curso Symfony avanzado, alineado con la certificación, para llegar a los aspectos que ahora mismo no usamos.

Además, la integración de DDD, y tests, la haremos «learn by doing», en los próximos proyectos.

Por otra parte, para el área relacionada con el desarrollo de aplicaciones y videojuegos lo iremos tratando en los Tortimasde próximos.

 

Tormenta de ideas + Filtro

Durante las siguientes 2 horas, estuvimos, gracias a al formato tormenta de ideas, ideando y conversando sobre muchos temas.

Las premisas eran sencillas:

  • Durante 30 minutos recogida de ideas, sin filtro, sin juicio, sin trabas, se propone la idea, se explica y se apunta.
  • Después se filtran las ideas para priorizarlas en función de unos cuantos aspectos, en nuestro caso, coste, tiempo necesario, implicados, innovación, alineación con la cultura…

El problema que tuvimos es que salieron demasiadas ideas, así que nos dividimos en dos grupos para filtrar, priorizar y proponer accionables. Después pusimos todo en común para llegar a las mejoras que queríamos adoptar.

A continuación la lista de mejoras propuestas que salieron de en esta retro.

Equipo / Desk surfing

Queremos formalizar y sistematizar más nuestro sistema de desk surfing, primero darlo a conocer mejor, y segundo, aprovechar por todas las partes mejor las estancias que tengamos.

Para ello, un responsable, se encargará de escribir una guía de «acogimiento» y «bienvenida», y «estancia» para desksurfers.

 

Equipo / Team Building

Con el objeto de fortalecer las relaciones internas en el equipo y divertirnos, vamos a fomentar el compartir momentos y actividades fuera del contexto laboral.

Vamos a preparar y mantener una lista de activiades y eventos, abierta a quien quiera apuntarse y participar, tanto internos como externos: juegos de mesa, visitas a museos, billares, boleras, musicales, cine, repoblación de cactus en Madrid Río, ruta en Cercanías, o qué diablos, a lo loco, simplemente pasear…

 

Equipo / Creatividad

Para potenciar nuestra creatividad queremos iniciar una rutina de sesiones que nos sirvan para:

  • expresarnos creativamente
  • inspirarnos
  • buscar sideproyects…
  • dinamizar las relaciones
  • tomar impulso, coger práctica y soltarnos creativamente…

Características de las sesiones creativas :

  • Siempre tendrá que haber un «dinamizador de la sesión».
  • Será siempre el primer viernes de cada mes, en lugar del tortimasde
  • Haremos un buffer de sesiones o temas y de dinamizadores

Equipo / Colaboración

Para nuestras tareas, muchas veces la suma del trabajo de una o más personas a veces es necesaria.
Sin embargo actualmente, casi siempre hacemos la guerra por nuestra cuenta, aunque repartimos tareas, siempre son para una única persona, no buscamos específicamente la colaboración sino la individuación…

Por eso, queremos empezar a fomentar el trabajo en equipo.

De momento, simplemente, un responsable estará más al corriente de esto, intentando hacer un seguimiento para que todo el mundo vaya haciendo trabajo en equipo a lo largo de la semana…

Empleabilidad / Claves de procesos de contratación

Para entender mejor las claves y ponernos las pilas de cara a contratar gente, nos ayudaría un montón empezar a entender las claves para mejorar los procesos de selección y contratación.

Vamos a reunir y a tratar dichas claves internamente, sabemos que hay mucha literatura, y lo que tenemos que extraer son conclusiones adaptadas a nuestro estudio, para tenerlas en cuenta en futuros procesos.

Empleabilidad/ Darnos a conocer, hacer cantera

Queremos tender puentes con escuelas profesionales, e institutos, y ofrecer asesoría gratuita, digamos, mentoring, a alumnos de institutos y escuelas de nuestro sector donde se elaboren proyectos de fin de curso prestándonos a ayudar y a resolver dudas. Consistirían en pequeñas visitas al estudio, a quien le interesara, para poder orientar, y hacer el seguimiento de esos proyectos de fin de curso/carrera.

Elaboraremos un dossier que trasladar a esas entidades ofreciendo este «servicio gratuito».

 

Cierre

Aunque algunos temas y expectativas se quedaron sin tratar, en general, la retro ha sido muy provechosa, y los temas que no han sido tratados, podemos ir tratándolos los próximos días.

 

 

Manuel Barroso Parejo.
Comandante de la misión Elemento115.
mbarroso@elemento115.es
@manubarpar

Esta retro es la que da término al sprint número 16 de vida del estudio.

Decidí probar algo distinto, y dejar que la inercia de los cambios que pusiéramos en marcha en la anterior retro, siguiera teniendo efecto en el próximo sprint.

Así, el enfoque que propuse, no fue tanto para descubrir nuevos puntos de mejora, sino simplemente validar que estábamos poniendo en marcha los cambios propuestos al proceso.

Dividí la retro en dos grandes bloques, un Sprint review, a nivel proceso, olvidándonos un poco de proyectos, y un diagnóstico del equipo, inspirado en el Team Playbook de Atlassian.

 

SPRINT REVIEW

Tras una pequeña dinámica de  calentamiento tipo «Rueda de sillas», quise recoger las opiniones a grandes rasgos sobre el sprint.

Propuse que cada uno pensara 3 palabras que resumieran lo acontecido desde su punto de vista en el sprint que terminaba.

Éstos son las cosas que salieron, que estuvimos poniendo en común un rato:

  • Diseño: en este sprint hemos invertido tiempo en el diseño de nuestros productos, y se nota, es una parte del trabajo que siempre es muy agradecida.
  • Comercial: ha sido un sprint de arranque de año, y por tanto, con mucho movimiento comercial.
  • Reinicio: nuestras primeras semanas en la nueva oficina se sienten como un gran nuevo comienzo del estudio.
  • Voy a entregar: hemos vivido todo el sprint pendientes de las entregas de valor, es una buena señal.
  • Normalidad: después de la Navidad y la mudanza, por fin recuperamos la rutina de trabajo, volvemos a la casi normalidad, nos queda un compi de baja!!!
  • Investigación: la investigación, como rutina, arrancada ha sido, que diría Yoda.
  • Expectativas: hay muchas expectativas puestas en este año, nueva ofi, más planes y más grandes para divertirnos mientras trabajamos.
  • Oficina: Por fin hemos dejado de oler a pintura, la oficina ya nos acoge.
  • Productividad: nos hemos vuelto a sentir productivos, después de unas semanas algo caóticas.
  • Dudas: dudas dudas y más dudas… si dudas es porque piensas y si piensas es que existes!!! hombre ya!!!
  • Foco: el nuevo sistema de carriles nos ha ayudado mucho a mantener el foco
  • Rendimiento: la sensación de rendimiento del equipo es muy intensa
  • Muro: el muro se ha convertido en algo que admirar, nos gusta mucho, aunque seguiremos haciendo ajustes, nace la idea de hacer una publicación, pasado un tiempo con las fotos que tomamos cada 3 semanas al muro.

En el ámbito de procesos, además, revisamos qué mejoras tenemos en marcha:

  • Acerca de los galones: el sistema de «provisionamiento» de esfuerzo «dedicable» a un proyecto en un sprint, nos está sirviendo de maravilla, ahora tenemos una comprensión más certera del trabajo que podemos dedicar a un proyecto determinado durante un tiempo determinado.
  • Acerca de la I+D Tortilla: antes de nada, la hemos rebautizado como TortI+D, nuestra reunión semanal para poner en común las distintas investigaciones, es todo un éxito también, nos ayuda  a mantener el foco sobre los temas en curso, y ciertamente nos está ayudando a aprender y a tomarnos en serio la investigación.
  • Momentos magicos: este es una de las dinámicas, junto con el log de momentos mierder, que al ser de incorporación reciente, aún no tenemos mucho margen para evaluarla, hay pocos «momentos magicos» rellenos, pero le vemos mucho futuro, siempre con la preocupación de que no sea un señalador de gente sin esos momentos.
  • Momentos mierder: de momento no hay nada en el log… todos suponemos que es algo bueno =)
  • Foco en las entregas de valor: el haber dado título y descripción a los carriles del muro, por proyecto, nos ha ayudado muchísimo a mantener el foco diario en las entregas de valor y no tanto en las tareas, aunque hemos observado que podemos mejorarlo aportando además al propio carril la información sobre demos… fechas de entrega… etc.
  • Validación de tareas: por último, en cuanto a las validaciones, o cuando damos por validada una tarea,  cuando la movemos a la parte del «Done» del muro, hemos mejorado muchísimo, aunque quede trabajo por delante, ahora, todos nos paramos un momento antes de dar nuestra propia tarea por validada, y contamos y pedimos ayuda a alguien para que lo haga.

HEALTH MONITOR

La semana anterior a la retro, cayó en mis manos algo llamado «Team playbook»  de Atlassian. Propone una serie de dinámicas de grupo y prácticas de equipo,  tomadas del trabajo de análisis interno y  la experiencia de Atlassian, para, como ellos dicen, potenciar el músculo del «Get $#!τ Done™». Os lo recomiendo fuerte.

Me gustó la idea del «Health monitor» y en la retro, hicimos un diagnóstico a nivel «equipo de proyecto», en concreto el  «Project Team Health Monitor«. Aproveché también para traducirlo, si os sirve, aquí os  una versión traducida al castellano de los atributos.

Es un diagnóstico muy orientado a equipos que trabajan con un único proyecto, no es nuestro caso ya que trabajamos habitualmente con entre 5 y 10 proyectos a la vez por sprint. Aún así, nos sirvió perfectamente, por que en general todos los proyectos los gestionamos prácticamente igual, y las conclusiones son aplicables a todos.

Después de explicar en qué consistiría el diagnóstico, nos dividimos por grupos, para tratar, en una primera ronda los distintos atributos del equipo, y pasados unos 30 minutos, nos juntamos todos para compartir las conclusiones y hacer un diagnóstico global entre todos.

Los atributos del equipo a evaluar

  • Líder a tiempo completo: Hay un líder que es responsable del resultado de este proyecto. Necesita ser ser alguien cuyo tiempo esté al menos 80% dedicado a el, y quien puede defender la misión y visión del proyecto dentro y fuera del equipo.
  • Equipo equilibrado: Los roles y responsabilidades son claros y todos estamos de acuerdo con ellos. El equipo del proyecto tiene personas con la suficiente variedad de habilidades para su óptima ejecución. Sobreentendiendo que los miembros del equipo pueden variar a lo largo de las diversas etapas.
  • Conocimiento compartido: El equipo tiene una comprensión común de por qué están aquí, el problema / necesidad está bien definido y entendido, están convencidos de la idea que ofrece la solución, seguros de que tienen lo que necesitan, y confían unos en otros.
  • Entrega de valor y métricas: Está claro qué significa el éxito desde la perspectiva de negocio y de los usuarios, y existe una propuesta de valor única para los usuarios finales y para negocio. El éxito está definido con una meta, y cómo será medida.
  • Prueba de concepto: Se ha elaborado y probado algún tipo de prototip
    o, experimento o demo, que ejemplifica por qué este problema necesita ser resuelto, y demuestra el valor de la solución.
  • Resumen del proyecto: El proyecto se resume en una sola hoja, pública y compartida con cualquier persona del equipo para que entiendan el propósito del mismo y su valor.
  • Gestión de dependencias: Una comprensión clara de la complejidad, la infraestructura involucrada, los riesgos, los recursos, el esfuerzo y la línea de tiempo.
    Una comprensión clara de quién dependemos y quién depende de nosotros.
  • Velocidad Aceleración: El equipo está mejorando incrementalmente, facilitando entregas concretas a las partes interesadas (e incluso a producción), aprendiendo en el camino e implementando las lecciones aprendidas durante el proceso, resultando en un mayor éxito.

Fue un buen rato de charla muy fructífera, que nos hizo profundizar sobre varios aspectos que no tratamos habitualmente.

Las conclusiones, a nivel de diagnóstico, aunque hay que mejorar en muchos aspectos, en todo caso fueron positivas, descubrimos e identificamos dónde fallamos más y dónde nos hace falta otro empujón, sobre lo que trabajaremos en los próximos días.

Nuestra idea es hacer éste diagnóstico cada 2 sprints, es decir, cada 6 semanas, para ir comprendiendo mejor nuestra evolución.

Os dejo la foto resumen de nuestro primer diagnóstico, ¿os animáis a hacer el vuestro?

primer-diagnostico-salud-equipo-de-proyecto-elemento115

Manuel Barroso Parejo.
Comandante de la misión Elemento115.
mbarroso@elemento115.es
@manubarpar

Esta retro es la que da término al sprint «Roscón de Reyes».

Para empezar, y despertar y calentar un poco el ambiente, hicimos una pequeña batalla de «piedra, papel, tijera».

 

Tweet honesto

Propuse que cada persona escribiera al menos 3 tweets «honestos» sobre el sprint, esto es lo que salió:

  • No he producido ni el huevo #relax #dispersion #i+d
  • qué navidades más tranquilas en la ofi #vacaciones #roscón
  • encaje perfecto de proyectos: fin de año y mudanza #vueltaalcole
  • Aterrizaje del equipo tras las vacaciones navideñas
  • Hemos cambiado de planeta #levelup
  • Hemos consensuado que el nuevo restaurante peruano también mola
  • Donde dije digo.. #quenoteaclaras
  • Me aburro sin los moscovios
  • Semanas de trabajociones? cuántos somos?
  • Una nueva esperanza
  • Tenemos empresa de internet o de mudanzas y reformas? #mecambiodeprofesion
  • Cuando te flipas con una consulta SQL y lo que hay es que separar el modelo
  • Hidratación por favor #doctrine #NATIVESQL
  • Gracias por gastar el trozo de tiza @pablocuestaanton

Retrospectiva 2016

Hicimos una pequeña restrospectiva de lo que fue 2016, centrándonos en dos aspectos:

  • Cosas que nos habían supuesto obstáculos o freno
  • Cosas que nos ayudaron impulsándonos y facilitando nuestro trabajo

Meteóricos frenos

  • Problemas de salud, algunas bajas, brazos rotos, ansiedad…
  • Dudas y autoimposición de límites
  • Problemas de coordinación técnica, devop, sistemas y servicios de hosting.
  • Poca velocidad de evolución e innovación
  • Falta de control en algunos proyectos y clientes
  • Dispersión y falta de concentración durante el trabajo, procastrinación
  • Proyectos que requieren gran esfuerzo y que no tienen retorno de la inversión
  • Caída de confianza en el trabajo de uno mismo
  • Mala comunicación

Impulso moscovita

  • Valentía y fe en que las cosas saldrán bien
  • Equipo de socios compenetrado
  • Clientes que confían en nosotros
  • Equipo unido y compenetrado y que confía en el proyecto
  • Pensar soluciones juntos
  • Poner foco en el tamaño de la botella para no dispersarse
  • Buena unión de talento y actitud en el equipo
  • Crecimiento y aprendizaje personal constante
  • Sentir que somos parte de un «hogar»
  • Buena gestión de clientes y proyectos
  • Cumplir expectativas y crecer
  • Valores como «Responsabilidad», «Fuerza y Valor», «Ilusión» y «Creatividad».
  • Un equipo de trabajo heterogéneo
  • Suerte que nos buscamos trabajando
  • Metodología ágil

Lean Coffee

Los temas que salieron fueron:

  • ¿Qué política medioambiental/energética/sostenibilidad queremos seguir?
  • ¿Qué hacemos con el atasco en el aspecto de I+D+i?
  • ¿Cómo mantener el foco en la entrega de valor en un sprint multiproyecto?
  • ¿Cómo retomar la rutina de las demos intermedias para obtener feedback temprano?
  • ¿Cómo poner en marcha los sideprojects?
  • ¿Qué sistema emplear para detectar clientes tóxicos?
  • ¿Ampliamos el late cake hasta las 8.30?
  • ¿Por qué se nos han atascado las píldoras formativas?
  • ¿Cómo poner en marcha la planificación del año que viene?

Después de votar y priorizar, los que nos dió tiempo a tratar fueron:

¿Qué política medioambiental/energética/de sostenibilidad queremos seguir?

Es un tema importante para nosotros, y queremos investigar un poco sobre qué actuaciones serían posibles, Carlos se ha prestado a hacernos unas propuestas en los próximos días, ya que es el que tiene las ideas más claras al respecto, propuestas que discutiremos internamente para determinar qué actuaciones y qué medidas tomar a partir de ese momento.

¿Qué hacemos con el atasco en el aspecto de I+D+i?

Llevamos a gala que nuestro método de trabajo y nuestro día a día se apoyan en un aprendizaje continuo, y en nuestro sector más que en ningún otro, en un trabajo constante de I+D+i.

En este contexto, cuando hablamos de I+D+i nos referimos a la serie de lecturas, experimentos, talleres,  aprendizajes, etc., que conducen a adoptar procesos, herramientas, técnicas, o tecnologías nuevas en nuestro trabajo.

El fin último es que nos aporten valor diferencial como equipo, que nos conviertan en un estudio más valioso, talentoso, capaz, eficiente y productivo.

No hay que perder de vista que, por definición, la investigación puede no conducir necesariamente a ese retorno de la inversión del tiempo empleado. No todos los experimentos o aprendizajes serán útiles al fin último.

Sin embargo eso no debe ser el freno o la excusa que nos pongamos para, cuando sea necesaria, dedicarle el tiempo completo a los proyectos que hacemos para los clientes de los modos y con las herramientas que conocemos.

Eso, en nuestro sector, conduce a un fracaso cierto.

Y dicho todo esto, sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. No hay grandes conclusiones a la discusión, ni accionables muy claros o diferentes de los que ya teníamos previstos anteriormente.

Nos hemos comprometido a:

  • Reservar al menos dos horas de trabajo, ya sea en un proyecto del estudio, o en un sideproject enfocadas en la investigación.
  • Facilitar o recibir la píldora formativa, los miércoles después de comer. Sin falta.
  • Tomarse más en serio la producción de post, y charlas internas a partir de los aprendizajes propios.
  • Estar más presente y dejarse empapar por la comunidad. Para ello, para empezar, Yon nos facilitará una primera criba de los eventos que nos puedan interesar como equipo, a través de pequeños recordatorios en la daily o cuando corresponda y de una hoja de papel, quizá un calendario compacto de 2017, que puesto en la pared, ,nos servirá de recordatorio.

¿Cómo mantener el foco en la entrega de valor en un sprint multiproyecto?

Algo que sale en todas las dailys sin excepción es que nos distraemos con mucha facilidad.

Esto, hasta ahora, lo veíamos claramente en lo que se refiere a las tareas pertenecientes a un sprint, que vamos resolviendo día a día.

El que nos distraigamos tiene su lado positivo, no lo negamos, nos lo pasamos bien, nos gusta comentar batallitas durante el día, sin embargo, lo que nos pierde es que a veces no parece que tengamos fin. Y lo que es una simple interrupción por una frase de alguien, que podría quedarse ahí, se convierte en una acalorada discusión que nos lleva 25 minutos.

Lo grave de la situación es que, una interrupción, no solo perjudica a quien la genera, a su tarea, proyecto o cliente, sino que habitualmente, también entorpecerá lo que tuviera pensado hacer después, que se verá atrasado, y lo mismo con lo relativo a todos sus compañeros.

A nivel personal todos somos más o menos consceintes del respeto debido al compromiso por cumplir con nuestro trabajo diario. En la daily es donde lo aceptamos de forma  más o menos explícita.

Quizá por que aún nos falta algo de rutina, pasado el compromiso de la daily, las distracciones acechan y sucumbimos.

Pero lo nuevo de esta retro, ha surgido a raíz de lo que ha pasado en el último sprint.

Fue un sprint de cierre de año y donde terminamos varios proyectos. Sin embargo, fue en el que más claramente he visto, cómo, no solo nos distraemos del cumplimiento de las tareas, sino del objetivo de incremento de valor comprometido con los clientes en los diversos proyectos en curso, y comprometido con nuestro propio estudio, en nuestro proyecto de «crecimiento» y «mejora» empresarial.

No solo perdemos el foco en las tareas que vamos resolviendo en el ciclo diario, perdemos el foco, constantemente, en los ciclos de sprint. Nos pasa que a veces, por complicarse una o una serie de tareas, nos alejamos de la entrega, pudiendo haber pivotado o variado la forma de resolver el problema en vez de obcecarse en un único camino.

Otras veces pasa que llegamos a final del sprint con el 80% de las tareas resueltas, pensando que hemos completado casi con éxito el sprint, cuando si no hemos hecho un pase a producción o una entrega de valor real, al cliente le da igual que llevemos el 80%, por que no hemos sido capaces de ayudarle aún.

Y para terminar, cuando por cualquier razón, una o varias tareas de un proyecto se complican, habitualmente, tendemos a no ver el bosque, a desplazar el resto de tareas de ese o de otros proyectos, dando al traste con planificaciones y prioridades de otros clientes, por no poder o saber tener una visión de más alto nivel del problema.

Hemos determinado que a todas estas distracciones pueden ocurrir por diversos motivos:

  • Estamos atascados con alguna tarea.
  • Estamos aburridos con alguna tarea.
  • No tenemos claro prioridades, o qué hacer a continuación.
  • No tenemos claro cuándo una tarea está hecha, o en qué consiste la validación o la entrega de valor.

Las conclusiones a las que llegamos que pueden ayudarnos en esto son:

  • Recordar que tenemos un timebox aproximado de 9.00 a 13.00 de concentración y dedicación máxima, sin distracciones.
  • Elevar el nivel de conciencia del problema, y traerlo a colación cada vez que alguno del grupo lo detecte durante el sprint. No hace falta esperar a la retro.
  • Determinar, al principio del sprint, por proyecto cuál es el aporte de valor debido al cliente, para que todos seamos más conscientes de ello y enfocarse mejor en él.
  • Hacer un sprint review a mitad del sprint poniendo el foco en dicho aporte de valor y no tanto en la cantidad de tareas resueltas.
  • Ser más responsable durante el timebox en particular y durante el día en general para ayudar al equipo a tender a la concentración y al foco, en vez de a la dispersión y caos.
  • Levantar la mano cuando sea necesario para señalar que el equipo necesita volver al timebox o que nos hemos ido.
  • Hacer un panel con una matriz de «momentos mágicos» (momentos en los que la colaboración entre dos o más personas ayuda a dar un salto de valor al sprint)
  • Hacer un log de momentos mierder (momentos en los que por cabezonería, distracción, o aburrimiento, se nos atraganta una tarea)

¿Cómo ofrecer criterios de validación adecuados y cómo dar por terminada una tarea?

Nuestra metodología actual, exige que haya una serie de tareas pendientes, esperando a que alguien las pueda atender.

En ese momento pasan a la columna de  en progreso, y cuando quien se ha ocupado de ella lo considera, se pasa a la columna de «termiando».

Nunca ha funcionado al 100% este proceso, obviamente, muchas tareas dadas por terminadas así, no cumplen con lo que se necesitava en origen, ya sea por la falta de un criterio de validación claro, por despiste, o por que quien ha «terminado» la tarea no conoce todo el alcance de la misma.

Esto en el mejor de los casos genera problemas que detectamos antes del pase a producción, pero en el peor, los problemas son detectados por el cliente o por usuarios finales.

Aunque este extremo, es ciertamente inevitable, sí somos conscientes de que podemos mejorar para reducirlo en la medida de nuestras posibilidades.

Por eso, después de discutir durante bastante tiempo, llegamos a las siguientes conclusiones:

  • Antes de ponerse con una tarea, debemos asegurarnos de tener claro, qué tenemos que hacer, cómo vamos a validar que lo que hagamos está hecho y quién (persona, ya sea compañero, Product Owner o cliente)  o qué (artefacto de prueba) nos va a validar eso, ya que no podremos hacerlo nosotros mismos.
  • Utilizaremos el esquema de tipos de tarea de JIRA, por no complicarnos, describiendo el trabajo pendiente en «Epicas», «Tareas», «Historias de usuario» y «Errores».

 

Terminamos con una ronda de sensaciones y emociones personales, hablando de qué nos gustó o qué nos sorprendió más de la retro.

 

Manuel Barroso Parejo.
Comandante de la misión Elemento115.
mbarroso@elemento115.es
@manubarpar