Últimamente en Elemento115 estamos revisando nuestras rutinas en cuanto a productividad personal se refiere.
En la última retro, al estar quejándonos de la «falta de tiempo» para hacer todo lo que nos gustaría, nos dimos cuenta de que primero tendríamos que meter en eficiencia nuestra propia productividad personal.
Ser parte de un equipo ágil no conduce por arte de magia a la mejora de la productividad a nivel personal.
Un equipo está concentrado en su propia productividad y eficiencia como entidad, en el aporte de valor a los clientes como conjunto, en la mejora continua a lo largo de los sprints… y aunque eso repercute a la larga en la mejora «personal», he pensado que lo mejor es que tratemos las claves para acelerar esa mejora.
Vamos a empezar con una serie de charlas internas, que iré trasladando a posts.
La primera charla, la de hoy, fue una introducción, un rápido acercamiento a los temas y trucos que considero importantes cuando hablo de productividad personal.
¿Cómo elaborar el plan de acción del día?
La planificación personal del día o «mi plan de acción del día» es la lista de tareas o cuestiones que he preparado para resolver en ese día, y es la clave más importante a tener en cuenta cuando hablamos de productividad personal.
Las entradas en esa lista son los trabajos que tengo pendientes en mi agenda que priorizo según estos criterios:
- Urgente e importante: primero si es urgente e importante.
- Complejidad: primero lo más difícil y laborioso (lo más susceptible de complicarse)
- Aporte de valor: primero lo que más valor aporte al equipo, al proyecto, cliente, etc.
Hacer esa lista es un trabajo personal. Yo la hago cada día, y he ido aprendiendo varias cosas:
- Las tareas que me apunto, no suelen ser muy grandes. Y si lo son, trato de despiezarlas para hacerlas más pequeñas hasta que me quepan en ratos de 45 minutos o una hora.
- Me gusta tener muy claro qué objetivo busco y cuándo sabré que la he acabado. Si no tengo esas dos cosas bien claras, se despierta un disparador interno.
- Tengo que dejar un hueco para cosas imprevistas, interrupciones, despistes, etc. No conviene llenarse la previsión del día completamente.
En la lista debe haber cosas que podamos acabar en un día, por supuesto, a veces no es tan fácil «despiezar» una tarea para que quepa en un día máximo. No deja de ser una recomendación general.
Al final del día, tendrás una lista con algunas cosas tachadas, otras que te han quedado pendiente, y otras nuevas que has ido añadiendo.
Como sugerencia, en ese mismo momento, pasa a limpio la lista en una hoja nueva y así ya tienes algo de trabajo hecho para el día siguiente.
¿Cómo cumplir el plan del día?
A pesar de mis mejores intenciones, cumplir con mi propia lista de tareas, es una tarea que requiere de cierto esfuerzo.
Antes de nada tengo conocidos graves ladrones de tiempo, adoradores de la procastrinación, que en la medida de lo posible trato de combatir.
- No tengo guardadas las contraseñas en el navegador de ninguna de mis redes sociales. Eso hace que cuando me da alguna tentación, me lo piense dos veces.
- No tengo abierto el correo electrónico. Solo lo consulto cuando lo decido para en esos momentos actuar, responder, archivar o delegar los temas que aparezcan.
- Tengo apagado el volumen del móvil, y boca abajo, aunque sí dejo activa la vibración de las llamadas.
- Tengo apagadas las notificaciones en el móvil. Todas.
Esto me ayuda a mucho a mantener un alto nivel de concentración, a mantener el foco en la resolución de la tarea y nada más en ese momento. A estar presente en ese instante.
Además, el haber definido claramente los objetivos de una tarea, me ayuda a entender cuándo se han cubierto, y cuándo darla por terminada. Recuerda: lo perfecto es enemigo de lo bueno.
Otros factores clave que me ayudan a cumplir con el plan son:
- Saber decir que no a imprevistos. A veces basta con un «ahora no puedo», para darle prioridad a la tarea en la que estamos y atender el imprevisto si es más urgente e importante que una de nuestras tareas pendientes cuando corresponda.
- Saber delegar. Mientras estamos trabajando en una tarea, o cuando surge un imprevisto, si es delegable, lo debemos delegar.
- Saber pedir ayuda. Lo llamo el comodín de la llamada o el comodín del público. A veces, una simple llamada a un cliente o una pregunta a un compañero resuelve y desbloquea una duda, una decisión o una tarea.
- Saber tomar decisiones que conduzcan al término de la tarea en el menor tiempo posible.
Por último, hay que planificar y disfrutar de los descansos, entre los bloques de concentración de 45 minutos o una hora, conviene relajar la vista, la mente y el cuerpo unos minutos para poder retomar la concentración máxima a continuación, es un buen momento para procastrinar, qué diablos: Comer y beber algo, abrir el mail y revisar el correo, escribir un tuit, hacer una llamada…
Disfrutaremos más de ese momento así y además seremos más productivos después.
¿Cómo cumplir con la productividad todos los días?
Ya es difícil cumplir con nuestro plan de acción del día un día.
Hacerlo todos los días requiere de una fuerza de voluntad y disciplina extraordinarias. Esto es así. No hay atajos.
A mi personalmente me ayuda mucho convertir en hábito las cosas que se me hacen difíciles para hacerlas fáciles, para hacerlo cotidiano.
Y las mecánicas que explicaba en los puntos anteriores son un buen ejemplo.
Conseguir hacer todo a la vez la primera vez es difícil. Pero podremos conseguirlo si vamos añadiendo a la rutina diaria poco a poco las cosas.
Y quiero terminar hablando de dos cosas, de las que he sido consciente hace relativamente poco tiempo, y que influyen de forma determinante en mi concentración y capacidad física y mental, y por tanto en mi capacidad para mantener mi productividad a tope:
- Las cosas que me quitan energía: reuniones, charlas públicas, presentaciones, negociaciones… son algunas de las cosas que necesitan y consumen mi energía, me gustan, pero soy consciente de que me agotan.
- Las cosas que me aportan energía: escribir, leer, dibujar, pensar, resolver problemas, analizar algún proyecto… son algunas de las cosas que me refrescan, que me cargan las pilas.
Trato de tener muy en cuenta esto a la hora de planificar. Sé que si por la mañana tengo una reunión, después más vale que haga algo que me recargue las pilas o que no requiera de demasiada concentración, ya que estaré bajo de energía, y estaré arrastrándolo toda la semana.
Lógicamente estos factores son diferentes para cada persona, así que te recomiendo que busques qué te quita y qué te aporta energía a ti, para que puedas planificar tu día a día también en base a eso.
En próximos talleres y charlas internas iremos profundizando en todos estos temas, y os aquí os lo iremos contando :·)
Dejadnos algún comentario, nos gusta mucho recibir feedback =)
—
Manuel Barroso Parejo.
Comandante de la misión Elemento115.
mbarroso@elemento115.es
@manubarpar
