En la última retro tratamos un tema importante, que condujo al trabajo de parte del equipo durante varios días, en lo que denominamos «Welcome project«.

El «Welcome project» es un manual de bienvenida diseñado en forma de proyecto, con sus tareas a completar que guiará, durante la primera semana, el aprendizaje y las experiencias de las personas que entren a trabajar con nosotros.

¿Qué buscamos?

Para reflexionar sobre la importancia de una nueva incorporación y sobre el proceso  y el plan de bienvenida y posterior acompañamiento, nace de una dinámica alrededor de  un mapa de empatía simplificado.

Pedí, por parejas que nos pusiéramos en el lugar de alguien nuevo que entra, alrededor de los siguiente factores:

Tasks:

• ¿Qué preguntas necesita que le respondan?
• ¿Qué tareas tiene que hacer?…

Feelings:

• ¿Qué siente?
• ¿Por qué es importante para él?

Pain points:

• ¿Qué obstáculos y problemas se encuentra que espera superar?

Goals:

• ¿Cuál es su último objetivo?
• ¿Qué espera conseguir?

 

 

Definición de etapas

Con el trabajo resultante, construimos, alrededor de una líena de tiempo (primera semana, primer trimestre, primer año) el plan de bienvenida básico, poniendo más hincapié en la primera semana.

Así es como salió, por ejemplo, que en la primera semana, consideremos importante haberle presentado los porqués de la cultura y forma de trabajar de Elemento115, o que en el primer trimestre haya superado el trance de romper producción de algún proyecto (ejem: ningún usuario de producción sufrirá graves consecuencias por esto).

Desmenuzando objetivos

Lo primero que hicimos fue dividir el proyecto en 3 grandes áreas que llamamos «Conoce tu empresa«, «Prepara tu entorno» y «Prepara tu equipo«, con las que pretendíamos cubrir todas las necesidades de conocimiento y logísticas que pudiera tener en esta primera semana.

Estas a su vez, se dividieron en áreas más pequeñas y abarcables, tales como «Metodología básica Elemento115«, «Misión, visión y valores de Elemento115«, «Roles y responsabilidades de cada uno«, etc. En las siguientes fotos se puede apreciar esos dos primeros niveles de jerarquía que nos permitió generar el esqueleto del proyecto.

Llegados a este punto hay que aclarar que nos parecía un poco denso y no muy tangible empezar hablando de pura metodología, así que decidimos posponer esta parte para las próximas semanas y enfocar el inicio más por su vertiente práctica, esto es, el conjunto de herramientas que caen bajo su paraguas y que nos permiten llevarla a cabo en el día a día.

Con el esquema preparado, faltaba ir al detalle de los aspectos concretos que debía ocuparse cada subárea.

Así, por ejemplo, para explicar cómo trabajamos nos parecía completamente necesario que la persona que se incorporase empezase a manejar JIRA y Toggl o conociese cómo funcionamos en las dailys y en el muro, pero no nos resultaba tan apremiante explicarle cómo son nuestras retros, ya que aún faltaban casi 3 semanas para la siguiente.

Se trataba de elegir entre aquello que necesitamos desde el minuto 1 y aquello que puede esperar. Y sí, el Late Cake, Spoiler Man y fregar los platos entraban en la primera categoría :-p

Este desglose generaba directamente tareas de JIRA, que posteriormente pusimos en su correspondiente muro y les añadimos una descripción, consistente en un resumen, unos criterios de validación, lo que queda fuera del alcance de la tarea y una estimación.

Con esto último podíamos calcular si la cantidad de trabajo que habíamos planeado estaba ajustada al tiempo disponible para completar esta primera fase del Welcome Project. No queríamos abrumar en el arranque, ni quedarnos cortos generando así una sensación de desorientación o abandono.

Reparto de apoyos

Un aspecto importante que se suele pasar por alto con las nuevas incorporaciones es el impacto que se provoca en el resto del equipo. Tener a una persona que posiblemente necesitará asistencia a menudo y del que estar pendiente porque a veces ni siquiera sabrá que la necesita, supone un gasto de tiempo y energías para los demás tan necesario como inevitable.

Para gestionarlo, asiganmos un responsable de cada tarea a un miembro del equipo, de forma que siempre hubiese alguien definido a quien acudir en caso de duda y que en la planificación inicial diaria que hacemos cada uno tuviese claro que debía reservar una cantidad de tiempo para que el resto de proyectos no se viesen afectados por la nueva incorporación.

Con este trabajo previo estábamos preparados para recibir a nuestro nuevo compañero con los brazos abiertos ¿Habríamos acertado? Lo sabremos en próximos episodios…