Etapa 25. Resumen de la retrospectiva del 19/07/2017

Este es el resumen de la reunión de restrospectiva de la iteración 24 en Elemento115.

Contexto y preparación de la retro

Me reuní con cada persona por separado para preparar la retrospectiva, tomando el pulso, y reuniendo la información, deseos, preocupaciones y objetivos de cada uno.

Siempre hay temas que preocupan en general a todo el mundo, y algunos particulares.

En general el tema de vacaciones, coordinación, equipo y personas, preocupa a todos, y de eso os contaré más adelante.

Por otro lado, hay muchos aspectos técnicos o de proceso en los que tenemos pendiente profundizar para mejorar, sin embargo decidimos dejar esos temas de lado hasta septiembre que ya estaremos todos.

La retrospectiva tenía como objetivos fundamentalmente resolver dudas en el ámbito de la alineación de la cultura entre las personas y reflexionar sobre los cambios que se está produciendo al respecto, entre ellos, el convertirnos en un equipo distribuido con dos sedes.

De los objetivos también salió un poco el formato, una retro, como la anterior, de toma de consciencia más que de búsqueda de acciones de mejora.

Os dejo a continuación la foto del Diseño A3 de la retro:

Diseño de la retrospectiva ágil de Elemento115 por Manuel Barroso Parejo.

Tema recurrente: Las vacaciones
Estamos terminando Julio, y junto con Agosto, son los meses en los que más gente coincide de vacaciones. Además, Septiembre es, junto a Enero, EL MES de puesta en marcha de iniciativas y proyectos por excelencia.

No lo digo yo, lo dicen los inicios de curso, los cambios y reorganizaciones en las empresas, los coleccionables de Planeta y hasta el catálogo de IKEA.

¿Qué quiero decir con este rollo?
Pues que sí, que hay mucha gente de vacaciones, hay muchos sectores y negocios que casi se paran y algunos hasta cierran en Agosto. Yo os puedo decir, que en el sector del desarrollo de productos y servicios de software, por mi experiencia, sucede lo contrario.

En definitiva, en nuestro contexto, el trabajo es mucho más intenso por los siguientes tres factores:

  • Jornada reducida: en Julio y Agosto nuestro horario orientativo es de de 8:00 a 15:00.
  • Personas de vacaciones: menos margen para imprevistos, y personas, internamente, y en el lado del cliente, entrando y saliendo de proyectos.
  • Lanzamientos en septiembre: mes muy popular “a la vuelta de vacaciones” para lanzar nuevas funcionalidades, productos o servicios.

Shit happens: nuestro primer despido

Los valores y la cultura en una organización, ¿nacen espontáneamente, se van construyendo, van emanando o es algo que hay que definir, fomentar y promover, o nada de lo anterior?

Aún no tengo clara la respuesta a esta pregunta, aunque la asistencia al último meetup de madridagil sobre principios y valores y escuchar experiencias al respecto, me ayudó a entender un poco mejor las claves.

Un equipo de trabajo como el nuestro: multidisciplinar, muy especializado y en pleno crecimiento a todos los niveles, está sometido a exigencias y tensiones continuas, en búsqueda constante del equilibrio entre el ritmo sostenible, el flujo de caja y la rentabilidad.

La mejora y la experimentación continua, conducen al crecimiento y al éxito, y son bases fundamentales de nuestra metodología de trabajo. Hay que añadir además, que el proceso tiene implícito errores y problemas de los que vamos aprendiendo.

Los peores problemas son los que afectan a personas y en empresas como la nuestra, en el que las personas son el bien más preciado, cuando esto pasa, sufrimos emocionalmente mucho.

Puede suceder que personas y organizaciones no encajen, en un momento dado, al ritmo que necesitan. Esto no incapacita a la empresa para seguir intentándolo, ni invalida a la persona para encajar mejor en otra ocasión.

En nuestro caso, ha sido una etapa extraordinariamente enriquecedora, y nos sentimos muy agradecidos por ambas partes. No sé lo que nos deparará el futuro, pero sí sé que hemos encontrado alguien valioso al que seguir de cerca. Y al que decir GRACIAS.

Los dos aprendizajes más importantes que me llevo son en forma de preguntas para el futuro:

  • ¿Cuánto estamos dispuestos a invertir en el proceso de contratación, de entrada y acompañamiento?
  • ¿Tenemos las herramientas, métricas y alertas adecuadas para entender el grado de “acoplamiento” y tomar decisiones?

One more thing: Nueva sede Elemento115 en Valencia

Además, en septiembre, empezamos otra gran aventura, la apertura de la sede de Elemento115 en Valencia, que os contaré con más detalle más adelante, y eso, en sí mismo, también es otro gran reto para el equipo.

Este es el contexto de Elemento115 en el que sucede la retro. Siento la chapa hasta ahora, era largo de explicar =)

BIENVENIDA / APERTURA

Empezamos con una dinámica de apertura tipo “citas rápidas”, en la que por parejas, cada uno contó al otro aspectos positivos y negativos de las últimas tres semanas. De aquí nació la tira cómica de ésta retro que podéis ver al final del post.

Cambiando de pareja cada 5 minutos, estuvimos durante una media hora en una dinámica que para mí combina muy bien el juego, con la reflexión y la conversación cara a cara.

TOMA DE CONSCIENCIA Y ALINEACIÓN

Personas
Después, estuvimos durante una hora aproximadamente hablando de las personas, de nuestras expectativas los unos con los otros, y de los cambios que estamos viviendo en éste ámbito, como os contaba anteriormente en el contexto. Con el enfoque siempre puesto en indagar, comprender y mejorar nuestros comportamientos y procesos.

Nuestras conclusiones son:

  • Ahora somos más conscientes de los ritmos que siguen las personas, el equipo y la empresa y el por qué debemos estar más pendientes de mantenerlos alineados.
  • Por mucho que los temas más importantes siempre parezcan los proyectos, la tecnología, la metodología… en las retros conviene siempre estar alerta al tema “personas”.
  • El equipo debe ser un motor de mejora y cambio en ese ámbito y se le debe dar la responsabilidad y herramientas para su desempeño

Remoto

Indagamos sobre la nueva problemática que se nos presenta, al arrancar la Sede Valencia, nos convertimos en equipo en remoto sí o sí.

Así que para hacerlo más vivencial, y adelantarnos a lo que ocurrirá en unas semanas, propuse una pequeña dinámica de roles, y separé al equipo en dos salas, dando instrucciones a cada persona por separado.

Todos partían de la misma información:

  • Acabábamos de terminar la daily.
  • Ya eramos remotos, pero desde hacía poco tiempo.
  • A continuación, a cada uno les di unas indicaciones sobre lo que tenía que hacer, que normalmente requerían preguntar, o coordinarse con los demás, presentes o en remoto.

Al cabo de 30 minutos, nos volvimos a juntar para analizar y sacar conclusiones de lo ocurrido desde las siguientes dimensiones:

  • Problemas y necesidades
  • Canales de comunicación
  • Herramientas y soporte de información
  • Prácticas y técnicas

Como es un tema muy específico, os contaré las conclusiones por separado, en un post dedicado a cómo empezamos a hacer remoto en Elemento115.

AGRADECIMIENTOS Y CIERRE

Para cerrar la retrospectiva, pedí una ronda de aspectos positivos que repetir en otras ocasiones y aspectos negativos que evitar.

Como positivos salieron:

  • Ayuda mucho ser consciente de los tiempos de cada fase y dinámica y que haya alguien facilitando los plazos y trasnsiciones.
  • Ayuda mucho haber establecido un plan previo en común.
  • Ayuda mucho usar dinámicas de roles

Como negativos:

  • Entorpece tratar temas demasiado sesudos durante demasiado tiempo.

Por terminar, solo quiero recordaos que os paséis por aquí de vez en cuando para conocer cómo crecemos y mejoramos.

Os dejo con la viñeta de la retro, en este caso, resumen de una conversación en la dinámica de citas rápidas ;D

Viñeta cómica de la retrospectiva

Viñeta cómica de la retrospectiva de Elemento115. 19/07/2017

 

Manuel Barroso Parejo
Co-fundador Elemento115
@manubarpar

 

 

1 comentario

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  1. […] supuesto, no están escritas en piedra, este primer acercamiento es fruto de una retrospectiva ágil. Naturalmente e iremos evaluándolas y cambiándolas cuando sea […]

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