Etapa 24. Resumen de la retro del 29/06/2017

Este es el resumen de la restrospectiva de la iteración 23 de Elemento115.

Antes de empezar unas palabras importantes

Si estás aquí, es por que te interesa lo que pasa en nuestro estudio Elemento115, cómo estamos evolucionando como empresa y quizá por que te gusta un poco el tema de las retrospectivas. Who knows  ¯\_(ツ)_/¯

Antes de empezar, y si la razón es que queréis saber más de restrospectivas, hay una cosa que os quiero recomendar fuerte: Seguid el trabajo de Isra Alcázar (@ialcazar)  y Thomas Wallet (@WalletThomas)  y si tenéis oportunidad de asistir a algún taller de restrospectivas de los que organizan, como este desde Thinking With You o éste desde Kleer, reservad vuestra plaza, ni os lo penséis.

Al término del taller pensé que debía escribir un resumen, donde contar mis conclusiones y todo lo que me había aportado. La verdad es que salí enchufadísimo. Luego pensé que eso sería como hacer spoiler e injusto para quien fuera a vivir la experiencia. Creo que el mejor homenaje que está en mi mano es seguir contando nuestras retros y espero que notéis cómo han subido de nivel.

Preparación de la retro

No voy a contar ningún secreto si os digo que en la preparación de la retro, reside una parte importante de su éxito, y si en la preparación participa el equipo, está la mitad del trabajo hecho.

Es algo que hasta ahora hacía muy puntualmente como facilitador. Es cierto que me apoyaba, y muchas veces coordinaba los objetivos con mi socio y Capitán de la nave Elemento115 Paco Pereira (@ketodico). Pero nunca había contado con el resto del equipo en esta fase. Hasta ahora.

Me gustaría mucho que poco a poco fueran participando más, hacerles copartícipes de todo el proceso, por la implicación y compromiso que eso genera y con el fin último de que el role de facilitador pueda ser rotatorio.

Me reuní por separado con cada persona del equipo, e indagué sobre los temas y objetivos más importantes para esa persona. Hubo bastante coincidencia y casi todos los temas que salían tenían que ver con alinearse en aspectos técnicos y/o cómo desempeñamos nuestras tareas y responsabilidades en el trabajo con los proyectos.

Por eso decidí también hacer una retro más dedicada a esas conversaciones en vez de la retro clásica de búsqueda de acciones. En base a eso, preparé la retro como podéis ver en la siguiente imagen.

Por último y antes de la retro, me volví a sentar con cada uno, para explicarles el plan y alinearme una vez más con sus expectativas.

De esa preparación salió el siguiente plan:

 

 

BIENVENIDA / APERTURA

La apertura tenía que servirnos para recordar y establecer las mejores condiciones para la retro, por eso elegí dos dinámicas que vivimos en el taller, y que tratan, según yo lo veo, sobre cómo abordar de la mejor manera procesos de cambio y de mejora en un equipo.

Focus on / Focus off

Empezamos muy fuerte, primero, hablando de la forma en la que nos comunicamos, con la técnica “Focus on / Focus off” reflexionamos sobre la comunicación productiva, y lo importante que es en contextos tan intensos como una retro. La técnica ayuda a entender las claves que facilitan una comunicación productiva entre personas, ayudándose de la siguiente tabla, que dibujé en un A3, y que a partir de ese momento tenemos presente.

  • PROMOVER
  • INDAGAR
  • DIÁLOGO
  • CONVERSACIÓN
  • ENTENDER
  • EVITAR
  • ANTES QUE APOYAR
  • ANTES QUE DEBATE
  • ANTES QUE ARGUMENTACIÓN
  • ANTES QUE DEFENDER

Las conclusiones fueron variadas, no es un trabajo fácil, pero todos nos comprometimos a tener presente esa forma de comunicarnos de ahora en adelante.

El cartel

Después, propuse una dinámica que nos ayudaría a trabajar en tres niveles: la acción, la reflexión sobre la acción y la observación de la reflexión.

  • La acción: En una primera ronda  teníamos que hacer un cartel, con unas normas y un tiempo fijado, por grupos.
  • La reflexión sobre la acción: Al acabar el tiempo, y tras presentar cada grupo, toca la reflexión sobre lo que ha pasado, conducida gracias a una serie de preguntas, ayuda a que veamos qué ha sucedido en la primera etapa, cómo nos hemos comunicado, cómo nos hemos sentido… En definitiva, qué cosas han ocurrido y cómo para entender cómo mejorarlas. Después de esta etapa, hay otra ronda, que, con tiempo fijado y las mismas normas, da la oportunidad a los grupos para que vuelvan a hacer el cartel.
  • La observación sobre la reflexión (Isra Alcázar & Thomas Wallet approve this): Por último, una vez presentado de nuevo el cartel por cada grupo, hay una tercera etapa, la observación de la reflexión, en la que, de nuevo, reflexionamos, pero esta vez con el foco puesto en la segunda etapa, para descubrir qué hacer mejor en tiempo de reflexión.

Os dejo el resultado del cartel y las normas, que oye, quedaron dos carteles muy majetes.

 

TOMA DE CONSCIENCIA Y ALINEACIÓN

Como os contaba antes, en la preparación de la retro, salieron muchos temas, y agrupándolos en temáticas salían 7, así que decidí proponer alguna dinámica para priorizar y tratarlos. Al principio pensé en algo como lean cafe, pero como uno de los resultados esperados de la retro era, que fuera divertida y “levantadora de ánimos” pensé en una dinámica de priorización un poco diferente.

Puse cada tema en un vaso, y el juego consistía en tirar monedas al vaso cuyo tema más nos importara, y así, lograr una priorización.

Os dejo el esquema a continuación.

Fue muy divertido, podéis imagiaros…

 

Y como resultado de unos minutos lanzando monedas a vasos, quedó la siguiente priorización:

Lo cierto es que fue un poco azaroso, y más difícil de lo que había previsto. El tema por el que empezamos, y que por amplio y complejo se llevó toda la retro fue “Fases, objetivos y tareas de un proyecto”.

Cuando preparaba la retro, pensaba en este tema, cándidamente, como algo que íbamos a tratar rápidamente, pero en parte por que estamos en una etapa de grandes cambios en nuestra propuesta de valor y en nuestros servicios, y por que no todos en el equipo son especialistas en todas las fases y tareas de nuestros proyectos, es un tema que nos llevó toda la retro.

Fue apasionante, y muy enriquecedor, ya que, sin casi darnos cuentas, repasamos, indagamos y pusimos por escrito cosas que se daban por sabidas y entendidas por todos cuando en realidad, nunca habíamos hablado tan en profundidad y detalle sobre ellas, en el contexto del equipo.

Hicimos sin casi proponérnoslo el mapa de experiencia de usuario de nuestro servicio estrella: el desarrollo de aplicaciones a medida bajo el marco Lean UX, entendiendo además como “usuario” el cliente que nos contrata, y el cliente interno, o sea, nosotros. Vamos, ORO recubierto de ORO.

Estamos trabajando en una versión que sea presentable, y tengo muchísimas ganas de que la veáis, y será en septiembre, que tenemos muchas más sorpresas preparadas 😉

 

AGRADECIMIENTOS Y CIERRE

Del cierre me quedo con que todos se sintieron mucho más enchufados con y para la retro y con ganas de seguir participando más antes y después de ella.

Valoramos algunos aspectos, y sobre todo el plan de ataque para terminar de tratar los temas que no nos había dado tiempo a trabajar. Los veremos a lo largo de las próximas semanas en reuniones específicas.

Venid por aquí de vez en cuando, si tenéis curiosidad por cómo vamos creciendo y mejorando.

 

EDITADO 1:

APRENDIZAJE: tengo un aprendizaje que quiero compartir sobre la técnica inventada by me de priorizar temas, si queréis hacerla en casa.

  • Los temas deben ser equiparables en importancia, ya que el sistema es bastante azaroso.
  • Mejor situar los vasos pegados y en círculo ya que acertar en uno separado requiere cierta maña.
  • Mejor situar a las personas en círculo alrededor, y cada una con su propio recipiente de munición, así no se molestan entre sí.

 

 

EDITADO 2:

ah!!!!!!

se me olvidaba, durante la retro también tomamos la decisión de que a partir de ahora, cada retro tendrá una pequeña viñeta o tira cómica, os dejo la que salió esta vez

 

Manuel Barroso Parejo
Co-fundador Elemento115
@manubarpar

 

 

1 comentario

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  1. […] unos meses os conté acerca de mi asistencia a un taller sobre retrospectivas ágiles. En él conocí a una extraordinaria persona, admirable por su cercanía, claridad de ideas y […]

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